Urenstaten › Een urenstaat verzenden

Een urenstaat verzenden

Als toepassingsgebruiker bent u verantwoordelijk voor het bijhouden van het aantal uren dat u werkt aan specifieke taken. Door werktijd bij te houden aan de hand van urenstaten, kunnen bedrijven budgetten plannen voor complexe projecten, de toekenning van resources bijhouden, kostencodes implementeren, enzovoort. Daarom vraagt uw manager u mogelijk de uren bij te houden die u besteedt aan specifieke taken voor specifieke projecten. Afhankelijk van het beleid van uw bedrijf, wil uw manager mogelijk ook dat u de tijd die u besteedt aan taken, bijhoudt met verschillende kostencodes en invoermethoden. Als toepassingsgebruiker houdt u uw gewerkte uren bij in urenstaten.

Raadpleeg de Gebruikershandleiding Projectmanagement voor meer informatie over hoe projecten worden beheerd met CA Clarity PPM.

In het volgende diagram wordt beschreven hoe een toepassingsgebruiker een urenstaat indient.

Volg de volgende stappen om een urenstaat in te dienen:

1. Uw niet-verzonden urenstaat openen
2. Een urenstaat invullen
3. Vermeldingen handmatig aan uw urenstaat toevoegen
4. (Optioneel) Invoertypecodes en kostencodes opgeven en opsplitsen
5. (Optioneel) Urenstaatvermeldingen in indirecte rijen aan een urenstaat toevoegen
6. Werkuren in uw urenstaat invoeren.
7. Een urenstaat ter goedkeuring verzenden:
8. Een geretourneerde urenstaat corrigeren

Uw niet-verzonden urenstaat openen

Nadat uw manager u heeft geregistreerd als gebruiker, kunt u beginnen te werken met CA Clarity PPM. Om de tijd bij te houden met urenstaten, opent u uw niet-ingediende urenstaten.

Volg de onderstaande stappen:

1. Open de startpagina en klik bij Persoonlijk op Urenstaten.

   De lijstpagina Urenstaten wordt weergegeven. Deze pagina bevat de niet-verzonden urenstaten tot de huidige rapportageperiode.

2. Klik naast de gewenste urenstaat op het pictogram Urenstaat.

   De pagina Urenstaat wordt weergegeven.

Een urenstaat invullen

Wanneer u een urenstaat voor het eerst opent, is deze leeg, zonder taken. Als u uw huidige urenstaat automatisch wilt vullen met taken, klikt u op de knop Invullen op de pagina Urenstaat.

Opmerking: afhankelijk van hoe uw CA Clarity PPM-beheerder de opties voor uw urenstaat heeft ingesteld, wordt met het automatisch invullen van een urenstaat een van de volgende taken uitgevoerd:

• Al uw toewijzingen worden naar de urenstaat gekopieerd.
• De urenstaatvermeldingen en de werkelijke uren worden vanuit uw als laatste verzonden urenstaat naar uw huidige urenstaat gekopieerd.

Vermeldingen handmatig aan uw urenstaat toevoegen

Nadat u uw urenstaat hebt gevuld met taken, kunt u aanvullende taken toevoegen vanuit uw project. Als u aanvullende taken handmatig wilt toevoegen aan een urenstaat, gebruikt u de functie Taak toevoegen.

Volg de onderstaande stappen:

1. Klik op de knop Taak toevoegen in een geopende urenstaat.

   Er wordt een pagina geopend met een lijst van taken die beschikbaar zijn voor de gebruiker.

2. Schakel het selectievakje in naast de taken die u wilt toevoegen aan de urenstaat en klik vervolgens op de knop Toevoegen onder aan de pagina.

   Uw urenstaat wordt geopend met de handmatig toegevoegde taken.

Invoertypecodes en kostencodes voor opgeven

De invoertypecodes en kostencodes worden gebruikt voor salarisdoeleinden. Als uw bedrijf deze codes gebruikt, kan uw projectmanager deze voor u beschikbaar maken in uw urenstaten. Uw manager wil mogelijk ook dat u vermeldingen opsplitst gedurende dit proces. Controleer het beleid van uw bedrijf met betrekking tot invoertypecodes en kostencodes voordat u uw urenstaten verzendt.

Raadpleeg de Gebruikershandleiding Projectmanagement voor meer informatie over dit onderwerp.

Volg de onderstaande stappen:

1. Open de urenstaat.
2. Selecteer een invoertypecode of een kostencode in de vervolgkeuzelijst Code invoertype of de vervolgkeuzelijst Kostencode voor de gewenste tijdinvoerrij.
3. (Optioneel) Schakel het selectievakje in naast de urenstaatvermelding die u wilt splitsen en klik op Splitsen.

   Opmerking: deze stap is van toepassing als uw manager wil dat u de specifieke uren invoert met twee verschillende kostencodes. Nadat u het item hebt opgesplitst, kunt u voor de tweede invoer een typecode of kostencode selecteren in het veld Code invoertype of Kostencode.

4. Sla de wijzigingen op.

Urenstaatvermeldingen voor indirecte rijen aan een urenstaat toevoegen

Uw manager wil mogelijk dat u onder een indirecte categorie indirecte rijen toevoegt aan een urenstaat. Om te voldoen aan de specifieke vereisten van uw bedrijf, kunt u een indirecte rij toevoegen aan een urenstaat.

Volg de onderstaande stappen:

1. Klik terwijl uw urenstaat is geopend op Nieuwe indirecte rij.

   Er wordt een nieuwe vermelding gemaakt.

2. Selecteer de desbetreffende kostencodes of invoertypecodes, als deze door uw bedrijf worden gebruikt.
3. Sla de wijzigingen op.

Werkuren in uw urenstaat invoeren.

Om te registreren hoeveel tijd u elke dag hebt gewerkt aan specifieke taaktoewijzingen, gebruikt u de pagina Urenstaat van uw huidige werkperiode.

Opmerking: u kunt ook het aantal uren van één enkele taak gelijkmatig verdelen over alle werkdagen door het totale aantal uren dat u hebt gewerkt in te voeren in de kolom Totaal van de tijdinvoerrij. Als u waarden invoert in de cellen Datum en Totaal, zal de waarde in de cel Datum worden gebruikt en niet de waarde in de cel Totaal.

Als u de tijd die u elke week aan taken besteedt, wilt bijhouden, geeft u de gewerkte uren op in een urenstaat.

Volg de onderstaande stappen:

1. Open de urenstaat.

   De pagina Urenstaat wordt weergegeven.

2. Voer in de cellen Datum van de urenstaat het aantal uren in dat u elke dag aan elke toewijzing hebt gewerkt.
3. Sla de wijzigingen op.

Een urenstaat ter goedkeuring verzenden:

Wanneer u een urenstaat verzendt, gaat deze naar uw manager die de urenstaat moet goedkeuren. De status van de urenstaat is Niet goedgekeurd, totdat de manager de urenstaat goedkeurt. Als u een urenstaat naar uw manager wilt verzenden voor goedkeuring, dient u de urenstaat in.

Voer een van de volgende handelingen uit:

• Selecteer op de lijstpagina Urenstaten de urenstaat die u wilt verzenden en klik op Ter goedkeuring verzenden.
• Open de urenstaat en klik op Ter goedkeuring verzenden.

Een geretourneerde urenstaat corrigeren

Wanneer uw manager een urenstaat retourneert, ontvangt u een melding. De vorm van deze melding is afhankelijk van uw accountinstellingen. Als uw manager een urenstaat aan u retourneert om te corrigeren, doet u dat als volgt.

Volg de onderstaande stappen:

1. Uw urenstaat openen.

   Opmerking: de geretourneerde urenstaat bevat mogelijk opmerkingen van uw manager over wat u moet corrigeren. De papier- en potloodpictogrammen op de urenstaat geven aan of er nieuwe opmerkingen zijn. Raadpleeg de Gebruikershandleiding Grondbeginselen voor meer informatie over dit onderwerp.

2. Breng de benodigde correcties in uw urenstaat aan.
3. Uw urenstaat ter goedkeuring verzenden.

   Uw manager wordt geïnformeerd dat de gecorrigeerde urenstaat klaar is om te worden gecontroleerd en goedgekeurd.