Investointiportfolion selkeyttäminen

Portfolion suunnitteleminen on toistuva prosessi. Portfolion vastuuhenkilö tekee seuraavat tehtävät, jotka perustuvat osakkaiden ja yrityksen muun henkilöstön palautteeseen:

Priorisointi. Määrittää investoinnin prioriteetin alkuperäisen oletusarvon tai sääntökohtaisten ehtojen mukaan.
Huomautus: Lisätietoja portfolion investointien priorisoimisesta on Rajaviivanäkymän määrittäminen -skenaariossa.
Arviointi. Liittää investoinnit yrityksen arvoihin, kuten kustannukseen, hyötyyn tai investoinnin tuottoon (ROI).
Selkeyttäminen. Oikeuttaa valitut investoinnit ottamalla huomioon kaikki priorisoinnista ja arvioinnista saadut tiedot. Kaikki selkeyttämisessä käytettävät tiedot eivät ole peräisin CA Clarity PPM:stä. Osakkaiden kokemus ja neuvot ovat tärkeitä huomioitavia asioita ja saavat usein suuremman painoarvon kuin investointien sijoitus, joka osoitetaan priorisoinnilla tai arvioinnilla.

Portfoliota luotaessa portfolion vastuuhenkilö priorisoi investointien luettelon käyttämällä sijoitussääntöjä, jotka perustuvat liiketoimintatarpeisiin. Portfolion vastuuhenkilö arvioi portfoliota luomalla erilaisia hypoteettisia skenaarioita ja tarkastelee suunnitelmien rajaviivanäkymiä osakkaiden kanssa. Portfolion arviointi käyttää tietoja yrityksen kaikista osista. Portfolion vastuuhenkilö priorisoi investoinnin uudelleen osakkaiden palautteen mukaan ja määrittää rajaviivanäkymät uudelleen. Kun priorisointi- ja arviointikierrokset on suoritettu, portfolion vastuuhenkilö selkeyttää portfolion osakkaiden kanssa. He päättävät yhdessä, mitä investointeja suoritetaan ja mitkä siirretään portfolion aikahorisontin ulkopuolelle.

Seuraavassa kuvassa näytetään, miten priorisointi, arviointi ja selkeyttäminen ovat päällekkäin. Esimerkiksi arvioinnista tai selkeyttämisestä saatavat tiedot voivat vaikuttaa portfolion priorisointiin.

Kaavio näyttää, miten priorisointi, arviointi ja selkeyttäminen ovat päällekkäin.

Tässä skenaariossa näytetään, miten yksi yritys tutkii investointiportfoliotaan ja miten se päättä menestyä markkinoilla.

Esimerkki: Portfoliosuunnittelu

Raj Mehta on Forward Inc:n, suuren useita tehdasyrityksiä omistavan holding-yrityksen, uusi tietojohtaja. Raj raportoi toimitusjohtaja Laurenille, joka on palkattu tuomaan uutta perspektiiviä organisaatioon. Raj on työskennellyt Forward Inc:lle kaksi vuotta, ja Lauren on palkattu yrityksen ulkopuolelta. Yhtiön hallitus on antanut käskyn parantaa yrityksen liikevaihtoa 10 prosenttia kolmen vuoden aikana.

Raj ja Lauren valmistelevat IT-budjettisuunnitelmaa tulevalle tilikaudelle. Ensimmäisessä suunnittelukokouksessa Lauren antaa seuraavien investointien luettelon IT-portfolioon:

Hallinnollinen kulujärjestelmä
Toimiston talousjärjestelmä
Pilvipohjainen tilausjärjestelmä
Tietokantapäivitykset – Oracle
Yrityksen tuntikirjaus ja läsnäolo
Yhdistetty tietoturva
Graafisen käyttöliittymän uudelleensuunnittelu – toimittajan Internet-järjestelmä
Henkilöstöresurssien järjestelmän päivitys
Käyttöliittymä materiaalitoimittajalle
JIT (Just in Time) -järjestelmän päivitys

Luettelo on aakkosjärjestyksessä. Lauren ei ilmaise, mitkä projektit ovat muita tärkeämpiä. Hän haluaa, että Raj priorisoi investoinnit nykyisillä säännöillä.

Laurenin ja Rajin on suoritettava seuraavat tehtävät portfolion suunnittelun viimeistelemiseksi:

Portfolion priorisointi

Portfoliota luotaessa portfolion vastuuhenkilönä voit määrittää joitakin perusehtoja tai sijoitussääntöjä. Sijoitussäännöt määräävät, missä järjestyksessä investoinnit näkyvät Rajaviivat-näkymässä.

Huomautus: Seuraava esimerkki olettaa, että investointien tavoitteet on jo määritetty tuotteessa.

Esimerkki: Portfolion alkusuunnittelu

Raj käyttää Laurenin investointiluetteloa ja luo portfolion CA Clarity PPM:ssä. Hän kerää tiedot ja esittää ne järkevästi tekemällä seuraavat tehtävät:

Hän lisää portfolion investointien luettelon aakkosjärjestyksessä.
Hän määrittää yhdessä henkilöstön kanssa kunkin investoinnin hinnan ja antaa nämä tiedot portfolioon.
Hän kokoaa investointien sisäisten resurssien määrän FTE-yksiköinä ja antaa nämä tiedot.

Seuraava taulukko esittää portfolioinvestoinnit ja muut tiedot:

Investment	Kesto (kuukausina)	Cost	Resurssit
Hallinnollinen kulujärjestelmä	3	250,000	5
Toimiston talousjärjestelmä	9	750,000	15
Pilvipohjainen tilausjärjestelmä	3	100,000	3
Tietokantapäivitykset – Oracle	3	200,000	6
Yrityksen tuntikirjaus ja läsnäolo	5	450,000	12
Yhdistetty tietoturva	2	300,000	5
Graafisen käyttöliittymän uudelleensuunnittelu – toimittajan Internet-järjestelmä	4	50,000	1
Henkilöstöresurssien järjestelmän päivitys	6	300,000	12
Käyttöliittymä materiaalitoimittajalle	9	700,000	30
JIT (Just in Time) -järjestelmän päivitys	5	100,000	6

Sillä välin Lauren selvittää hallitukselta harkinnanvaraisen IT-budjetin. Lauren saa seuraavat arvot, jotka Raj sisällyttää portfolioon:

Hallitus alustavasti sallii 2 500 000 dollarin rahoituksen. Raj antaa tämän tiedon portfolion ominaisuuksiin.
Kullekin aloitteelle on määritetty yrityksen tavoite. Raj yhdistää investoinnit valmiiksi määritettyihin tavoitteisin investoinnin ominaisuuksissa.
Talouspäällikkö haluaa nähdä kunkin investoinnin arvioidun pääoma- ja kustannusprojektion. Raj syöttää investointien kulutiedot talouden yhteenvetoon.
Talouspäällikkö haluaa nähdä kunkin projektin odotetut hyödyt. Raj syöttää investointien hyötytiedot talouden yhteenvetoon.
Raj synkronoi portfolion CA Clarity PPM:n investointitietojen kanssa ja saa uusimmat investointitiedot.

Seuraava taulukko esittää portfolioinvestoinnit ja uusimmat tiedot:

Investment	Kesto (kuukausina)	Tavoitteet	Cost	Benefit	Pääomakustannukset	Käyttökustannukset	Resurssit
Hallinnollinen kulujärjestelmä	3	Toimistotehokkuuden parantaminen	250,000	20,000	200,000	50,000	5
Toimiston talousjärjestelmä	9	Toimistotehokkuuden parantaminen	750,000	1,000,000	675,000	75,000	15
Pilvipohjainen tilausjärjestelmä	3	Myynnin kasvattaminen	100,000	750,000		100,000	3
Tietokantapäivitykset – Oracle	3	Teknologioiden kohdistuksen parantaminen	200,000	100,000		200,000	6
Yrityksen tuntikirjaus ja läsnäolo	5	Toimistotehokkuuden parantaminen	450,000	700,000	400,000	50,000	12
Yhdistetty tietoturva	2	Teknologioiden kohdistuksen parantaminen	300,000	3,000,000	275,000	25,000	5
Graafisen käyttöliittymän uudelleensuunnittelu – toimittajan Internet-järjestelmä	4	Teknologioiden kohdistuksen parantaminen	50,000	60,000		50,000	1
Henkilöstöresurssien järjestelmän päivitys	6	Kustannusten pienentäminen	300,000	100,000	275,000	25,000	12
Käyttöliittymä materiaalitoimittajalle	9	Kustannusten pienentäminen	700,000	2,500,000	600,000	100,000	30
JIT (Just in Time) -järjestelmän päivitys	5	Toimistotehokkuuden parantaminen	100,000	2,000,000	25,000	75,000	6

Portfolion arviointi

Portfolion vastuuhenkilö arvioi portfolioinvestointeja jatkuvasti, jotta ne vastaisivat portfolion tavoitteita ja olisivat rajoitteiden sisällä. Voit arvioida portfolioinvestointeja säännöllisesti (esimerkiksi kuukausittain tai neljännesvuosittain suunnittelukokouksissa). Jos liiketoimintatarpeet muuttuvat yllättäen, voit arvioida investointeja ilman aikataulua. Jos esimerkiksi liiketoimintatavoitteet muuttuvat uusien markkinaolosuhteiden vuoksi, voit arvioida portfolion uudelleen ja varmistaa, että investoinnit sopivat uuteen strategiseen suuntaan. Voit lopettaa investointeja, joiden vastaavuus liiketoimintaan on suhteellisen pieni valmistumispäivämäärään nähden, käyttämällä portfolion tasapainotusnäkymää.

Esimerkki: IT-budjettiportfolio: Suunnitelma 1

Lauren tarkastaa Rajin valmisteleman IT-budjettiportfolion ja antaa seuraavan palautteen:

Hallitus on hyväksynyt 2 600 000 dollarin rahoituksen.
Investoinnit on lajiteltava tavoitteittain siten, että Kustannusten pienentäminen -tavoite on ensimmäisenä.

Raj sisällyttää palautteen portfolioon luomalla portfoliolle erillisen suunnitelman (Suunnitelma 1). Suunnitelma on portfolion kopio, jota Raj voi muuttaa vastaamaan Laurenin esittämiä pyyntöjä. Raj avaa suunnitelman Rajaviivat-näkymän ja vetää Kustannusten pienentäminen -tavoitteeseen liitetyt investoinnit luettelon kärkeen.

Seuraava taulukko esittää IT-budjettiportfolion Suunnitelma 1 -versiota:

Investment	Kesto (kuukausina)	Tavoitteet	Cost	Benefit	Pääomakustannukset	Käyttökustannukset	Resurssit	Kustannuskertymä
Henkilöstöresurssien järjestelmän päivitys	6	Kustannusten pienentäminen	300,000	100,000	275,000	25,000	12	300,000
Käyttöliittymä materiaalitoimittajalle	9	Kustannusten pienentäminen	700,000	2,500,000	600,000	100,000	30	1,000,000
Pilvipohjainen tilausjärjestelmä	3	Myynnin kasvattaminen	100,00	750,000		100,000	3	1,100,000
Hallinnollinen kulujärjestelmä	3	Toimistotehokkuuden parantaminen	250,000	20,000	200,000	50,000	5	1,350,000
Toimiston talousjärjestelmä	9	Toimistotehokkuuden parantaminen	750,000	1,000,000	675,000	75,000	15	2,100,000
Yrityksen tuntikirjaus ja läsnäolo	5	Toimistotehokkuuden parantaminen	450,000	700,000	400,000	50,000	12	2,550,000
JIT (Just in Time) -järjestelmän päivitys	5	Toimistotehokkuuden parantaminen	100,000	2,000,000	25,000	75,000	6	2,650,000
Tietokantapäivitykset – Oracle	3	Teknologioiden kohdistuksen parantaminen	200,000	100,000		200,000	6	2,850,000
Yhdistetty tietoturva `	2	Teknologioiden kohdistuksen parantaminen	300,000	3,000,000	275,000	25,000	5	3,150,000
Graafisen käyttöliittymän uudelleensuunnittelu – toimittajan Internet-järjestelmä	4	Teknologioiden kohdistuksen parantaminen	50,000	60,000		50,000	1	3,200,000

Lauren tarkastaa Suunnitelma 1 -rajaviivanäkymän Rajin kanssa. Hän kommentoi, että investoinnit on priorisoitava siten, että ensisijaisena tavoitteena on Teknologioiden kohdistuksen parantaminen. Raj vetää investoinnit, joiden tavoite on Teknologioiden kohdistuksen parantaminen, Rajaviivat-näkymän yläosaan. Suunnitelman 1 rajaviivanäkymä näyttää nyt seuraavan taulukon mukaiselta:

Investment	Kesto (kuukausina)	Tavoitteet	Cost	Benefit	Pääomakustannukset	Käyttökustannukset	Resurssit	Kustannuskertymä
Tietokantapäivitykset – Oracle	3	Teknologioiden kohdistuksen parantaminen	200,000	100,000.00		200,000	6	200,000
Yhdistetty tietoturva	2	Teknologioiden kohdistuksen parantaminen	300,000	3,000,000	275,000	25,000	5	500,000
Graafisen käyttöliittymän uudelleensuunnittelu – toimittajan Internet-järjestelmä	4	Teknologioiden kohdistuksen parantaminen	50,000	60,000		50,000	1	550,000
Hallinnollinen kulujärjestelmä	3	Toimistotehokkuuden parantaminen	250,000	20,000	200,000	50,000	5	800,000
Toimiston talousjärjestelmä	9	Toimistotehokkuuden parantaminen	750,000	1,000,000	675,000	75,000	15	1,550,000
Yrityksen tuntikirjaus ja läsnäolo	5	Toimistotehokkuuden parantaminen	450,000	700,000	400,000	50,000	12	2,000,000
JIT (Just in Time) -järjestelmän päivitys	5	Toimistotehokkuuden parantaminen	100,000	2,000,000	25,000	75,000	6	2,100,000
Pilvipohjainen tilausjärjestelmä	3	Myynnin kasvattaminen	100,000	750,000		100,000	3	2,200,000
Henkilöstöresurssien järjestelmän päivitys	6	Kustannusten pienentäminen	300,000	100,000	275,000	25,000	12	2,500,000
Käyttöliittymä materiaalitoimittajalle	9	Kustannusten pienentäminen	700,000	2,500,000	600,000	100,000	30	3,200,000

Portfolion selkeyttäminen

Selkeytä portfolion investoinnit, jotta niillä olisi syy olla portfoliosuunnitelmassa. Voit esimerkiksi yhdistää investoinnit tiettyihin suuren prioriteetin yritystavoitteisiin tai liiketoiminnan kohdistustekijöihin oikeuttamaan niiden nykyisen prioriteetin.

Esimerkki: Investointien selkeyttäminen nykyisten prioriteettien mukaan

Hallitus tarkastaa päivitetyn portfoliosuunnitelman ja antaa palautetta. Verotussyistä yrityksellä on oltava mahdollisimman vähän kuluja. Tästä syystä on otettava huomioon suurempi pääomasumma. Raj toteuttaa tämän palautteen luomalla Suunnitelman 2 Suunnitelmasta 1 ja käsittelee Rajaviivat-näkymää manuaalisesti. Hän vetää suuren pääomakustannuksen investoinnit luettelon yläosaan, jotta niiden sijoitus olisi suuri.

Seuraava taulukko esittää portfolion Suunnitelma 2 -versiota:

Investment	Kesto (kuukausina)	Tavoitteet	Cost	Benefit	Pääomakustannukset	Käyttökustannukset	Resurssit	Kustannuskertymä
Toimiston talous	9	Toimistotehokkuuden parantaminen	750,000	1,000,000	675,000	75,000	15	750,000
Käyttöliittymä materiaalitoimittajalle	9	Kustannusten pienentäminen	700,000	2,500,000	600,000	100,000	30	1,450,000
Yrityksen tuntikirjaus ja läsnäolo	5	Toimistotehokkuuden parantaminen	450,000	700,000	400,000	50,000	12	1,900,000
Henkilöstöresurssien järjestelmän päivitys	6	Kustannusten pienentäminen	300,000	100,000	275,000	25,000	12	2,200,000
Yhdistetty tietoturva	2	Teknologioiden kohdistuksen parantaminen	300,000	3,000,000	275,000	25,000	5	2,500,000
Hallinnollinen kulujärjestelmä	3	Toimistotehokkuuden parantaminen	250,000	20,000	200,000	50,000	5	2,750,000
JIT (Just in Time) -järjestelmän päivitys	5	Toimistotehokkuuden parantaminen	100,000	2,000,000	25,000	75,000	6	2,850,000
Pilvipohjainen tilausjärjestelmä	3	Myynnin kasvattaminen	100,000	750,000		100,000	3	2,950,000
Tietokantapäivitykset – Oracle 3	3	Teknologioiden kohdistuksen parantaminen	200,000	100,000		200,000	6	3,150,000
Graafisen käyttöliittymän uudelleensuunnittelu – toimittajan Internet-järjestelmä	4	Teknologioiden kohdistuksen parantaminen	50,000	60,000		50,000	1	3,200,000

Investointitarkastusten jälkeen hallitus ja lakiosasto osallistuvat prosessiin ja antavat seuraavia suosituksia suunnitelmalle:

Yrityksen toimintasuunnan ja joidenkin aiempien lakitoimien vuoksi Yhdistetty tietoturva -investointi on pakollinen.
Koska nykyinen Oracle-käyttöoikeus on vanhentumassa, Oracle-tietokannat on päivitettävä.

Raj määrittää Suunnitelman 2 rajaviivanäkymän näyttämään Pakollinen-kentän, jotta pakolliset investoinnit voidaan merkitä. Seuraava taulukko näyttää investointien ylimääräisen Pakollinen-kentän:

Investment	Kesto (kuukausina)	Pakollinen	Tavoitteet	Cost	Benefit	Pääomakustannukset	Käyttökustannukset	Resurssit	Kustannuskertymä
Yhdistetty tietoturva	2	X	Teknologioiden kohdistuksen parantaminen	300,000	3,000,000	275,000	25,000	5	300,000
Tietokantapäivitykset – Oracle	3	X	Teknologioiden kohdistuksen parantaminen	200,000	100,000		200,000	6	500,000
Toimiston talousjärjestelmä	9		Toimistotehokkuuden parantaminen	750,000	1,000,000	675,000	75,000	15	1,250,000
Käyttöliittymä materiaalitoimittajalle	9		Kustannusten pienentäminen	700,000	2,500,000	600,000	100,000	30	1,950,000
Yrityksen tuntikirjaus ja läsnäolo	5		Toimistotehokkuuden parantaminen	450,000	700,000	400,000	50,000	12	2,400,000
Henkilöstöresurssien hyötyjärjestelmän päivitys 6	6		Kustannusten pienentäminen	300,000	100,000	275,000	25,000	12	2,700,000
Hallinnollinen kulujärjestelmä	3		Toimistotehokkuuden parantaminen	250,000	20,000	200,000	50,000	5	2,950,000
JIT (Just in Time) -järjestelmän päivitys	5		Toimistotehokkuuden parantaminen	100,000	2,000,000	25,000	75,000	6	3,050,000
Pilvipohjainen tilausjärjestelmä	3		Myynnin kasvattaminen	100,000	750,000		100,000	3	3,150,000
Graafisen käyttöliittymän uudelleensuunnittelu – toimittajan Internet-järjestelmä 4	4		Teknologioiden kohdistuksen parantaminen	50,000	60,000		50,000	1	3,200,000

Kun Lauren on tarkastanut portfoliosuunnitelman uusimman investointiluettelon, hän tekee seuraavat huomiot:

Portfoliossa ei ole aloitteita, jotka tukevat myynnin parantamista.
JIT-päivitysinvestointi tuottaa suuren investoinnin tuoton. Lauren päättä lisätä tämän investoinnin rahoitusosaan.
Lauren toivoo saavansa 2 600 000 dollarin rahoituksen.

Raj luo Suunnitelman 3 Suunnitelmasta 2 ja sisällyttää palautteen Suunnitelmaan 3, jotta saadaan lopullinen investointien selkeytetty luettelo. Seuraavassa taulukossa on lopullinen hyväksyttyjen ja hyväksymättömien investointien luettelo, joka perustuu uusimpiin prioriteetteihin ja 2 600 000 dollarin budjettirajoitteeseen. Rahoitettujen investointien rajaviiva vedetään JIT-järjestelmän päivitys -aloitteeseen, jossa portfolion rahat loppuvat.

Project	Kesto (kuukausina)	Pakollinen	Tavoitteet	Cost	Benefit	Pääomakustannukset	Käyttökustannukset	Resurssit	Kustannuskertymä
Yhdistetty tietoturva	2	X	Teknologioiden kohdistuksen parantaminen	300,000	3,000,000	275,000	25,000	5	300,000
Tietokantapäivitykset – Oracle	3	X	Teknologioiden kohdistuksen parantaminen	200,000	100,000		200,000	6	500,000
Toimiston talousjärjestelmä	9		Toimistotehokkuuden parantaminen	750,000	1,000,000	675,000	75,000	15	1,250,000
Käyttöliittymä materiaalitoimittajalle	9		Kustannusten pienentäminen	700,000	2,500,000	600,000	100,000	30	1,950,000
Yrityksen tuntikirjaus ja läsnäolo	5		Toimistotehokkuuden parantaminen	450,000	700,000	400,000	50,000	12	2,400,000
Pilvipohjainen tilausjärjestelmä	3		Myynnin kasvattaminen	100,000	750,000		100,000	3	2,500,000
JIT (Just in Time) -järjestelmän päivitys	5		Toimistotehokkuuden parantaminen	100,000	2,000,000	25,000	75,000	6	2,600,000 (Rahoitus loppuu)
Henkilöstöresurssien järjestelmän päivitys	6		Kustannusten pienentäminen	300,000	100,000	275,000	25,000	12	2,900,000
Hallinnollinen kulujärjestelmä	3		Toimistotehokkuuden parantaminen	250,000	20,000	200,000	50,000	5	3,150,000
Graafisen käyttöliittymän uudelleensuunnittelu – toimittajan Internet-järjestelmä	4		Teknologioiden kohdistuksen parantaminen	50,000	60,000		50,000	1	3,200,000