Erste Schritte für die Arbeit mit Portfoliomanagement

Mithilfe von Portfoliomanagement können Sie eine Sammlung von Investitionen erstellen und überprüfen, die für Stakeholder Ihres Geschäfts interessant ist. Wenn Sie ein Portfolio erstellen, erstellt das System einen Snapshot von Ihren Investitionsdaten, die für Management- und Berichterstellungszwecke verwendet werden. Sie können einen Plan für die Aktualisierung der Daten in diesem Snapshot einrichten, damit sie die aktuellsten Investitionsinformationen widerspiegeln. Danach können Sie mithilfe der Daten alternative Versionen oder Pläne erstellen. Um Alternativen für Ihre Investitionen auszuloten, verwenden Sie diese Pläne, um hypothetische Szenarien zu erstellen und miteinander zu vergleichen.

Ein Portfolio ist eine Sammlung von Investitionen. Je nach Bedarf können Sie die folgenden Typen von Portfolios erstellen, die auf folgenden Elementen basieren:

Investitionen (zum Beispiel PMO-Projekte, IT-Anwendungen, Produktlinien mit neu entwickelten Produkten).
Spezifische Investitionen (zum Beispiel alle aktiven Projekte).
Organisation (zum Beispiel grundlegender IT-Plan, Marketing-Initiativen, Unternehmensideen).
Interesse (zum Beispiel umweltfreundliche Initiativen, Fusions- und Erwerbsvorschläge).

Beispiel: IT-Portfolio für aktuelle Projekte

Max, der PMO-Direktor bei Forward, Inc., möchte ein Portfolio mit allen Projekten erstellen, die die Organisation derzeit unterstützt. Es ist ein vorgegebener Budget- und Ressourcenbetrag vorhanden, den Max für die Projekte verwenden kann. Max verwendet Portfoliomanagementfunktionen für alle Projekte im Portfolio, um die folgenden Geschäftsziele zu erreichen:

Verstehen, wie Kosten und Ressourcenbedarf für die einzelnen Projekte im Vergleich zu den gesamten Vorgaben zu bewerten sind.
Projektprioritäten festlegen, damit die wichtigsten Aufgaben zuerst durchgeführt werden.
Eine phasenweise Planung verwenden, damit Ressourcen und Kosten über die Planungszeiträume hinweg gleichmäßig gehalten werden.

Das folgende Diagramm veranschaulicht erste Schritte mit Portfoliomanagement für Systemadministratoren und Portfoliomanager.

Das Diagramm veranschaulicht den Aufgabenablauf für die Einrichtung des Portfoliomanagements

Um sich mit Portfoliomanagement vertraut zu machen, führen Sie diese Schritte aus:

Bewerten Ihrer Portfolioanforderungen

Um die Geschäftsziele zu verstehen, die Sie mithilfe von Portfoliomanagement erfüllen wollen, werten Sie Ihre Portfolioanforderungen aus. Um Ihre spezifischen Portfolioanforderungen auszuwerten, beachten Sie die folgenden generischen Bewertungen als Richtlinien:

Überwachen der Investitionen

Sie können Investitionsdaten überwachen, die Sie interessieren, indem sie die Portfolioansichten so konfigurieren, dass diese Daten angezeigt werden. Entscheiden Sie, welche Investitionsdaten Sie anzeigen wollen und an welchen spezifischen Ansichten der Daten Sie interessiert sind.

Zum Beispiel kann ein Benutzer ein Portfolio einrichten, um die folgenden Typen von Investitionsdaten anzuzeigen:

Eine Ansicht, die aktuelle Investitionen überwacht und ihren aktuellsten Status anzeigt, d. h., ob sie pünktlich, vor dem Terminplan oder verspätet ausgeführt werden.
Eine Ansicht, die Investitionen enthält, die für den Planungszyklus des kommenden Jahres in Erwägung gezogen werden, inklusive der Plankosten für diese Investitionen.

Nachdem Sie die Anforderungen für Ihre spezifischen Ansichten bestimmt haben, konfigurieren Sie die Standardportfolioansichten, um Ihre benutzerdefinierten Daten anzuzeigen.

Sie können von einer Reihe von Portfolioansichten profitieren, um unterschiedliche Aspekte Ihrer Portfolioinvestitionen zu überwachen. Allerdings enthält die Konfiguration der Standardansichten nicht alle Informationen, die Sie benötigen. Die Standardansichten zeigen nicht die benutzerdefinierten Daten an, die für Sie von zentraler Bedeutung sind. Zum Beispiel ermöglicht es Ihnen die Ansicht "Trennlinien", die Auslastung Ihrer Ressourcen in hypothetischen Umgebungen mit festgelegten Vorgaben und einer Zeitleiste zu vergleichen. Dieser Standard ist nur relevant, wenn für Sie Ressourcendaten relevant sind, die für die Einrichtung von Ressourcenmanagement im Produkt benötigt werden. Ähnlich verhält es sich mit der Ansicht "Finanzen", die von der spezifischen Einrichtung des Finanzmanagements im Produkt abhängt. Diese Ansicht ist für Benutzer relevant, die bestimmte Finanzaspekte ihrer Investitionen überwachen wollen. Planen Sie eine Zusammenarbeit mit Ihrem Systemadministrator, um die Standardportfolioansichten so zu konfigurieren, dass jene benutzerdefinierten Daten angezeigt werden, die Sie benötigen.

Hinweis: Die Ansichten "Trennlinien", "Pläne", "Investitionen" und "Vorgaben" sind die einzigen Ansichten, die als Teil des Portfoliomanagements verfügbar sind. Um auf die restlichen Portfolioansichten zuzugreifen, installieren und verwenden Sie das PMO Accelerator-Add-in. Eine detaillierte Beschreibung des Add-in, Installationsanweisungen für das Add-in und Beschreibungen der Portfolioansichten finden Sie im PMO Accelerator-Produkthandbuch.

Priorisieren von Investitionen

Bei der Verwaltung eines Portfolios ist es zentral, die Investitionen gemäß ihrer relativen Priorität anzuordnen. Das Produkt wird mit einer Trennlinienansicht geliefert, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Investitionen in einem Portfolio anzuzeigen und zu ordnen.

Wenn Sie erstmals auf die Ansicht "Trennlinien" zugreifen, werden die Investitionen basierend auf den folgenden Kriterien priorisiert:

Genehmigungsstatus. Investitionen werden zuerst nach ihrem Genehmigungsstatus sortiert. Genehmigte Investitionen werden höher eingestuft als nicht genehmigte Investitionen und am Anfang der Liste angezeigt.
Enddatum. Als Nächstes werden Investitionen nach ihren Enddaten sortiert. Investitionen mit einem früheren Enddatum werden höher eingestuft als Investitionen mit einem späteren Enddatum.

Die genehmigten Investitionen mit dem frühesten Enddatum werden am Anfang der Liste angezeigt. Nicht genehmigte Investitionen mit späteren Enddaten werden am Ende angezeigt.

Sie können Investitionen manuell anordnen oder eine regelbasierte Bewertung einrichten, die auf folgenden Entscheidungsfaktoren basiert:

Höhe Ihres Ertrags
Auswirkung der identifizierten Risiken auf Ihr Geschäft

Manuelles Anordnen von Investitionen

Wenn Sie die manuelle Anordnung von Investitionen in Trennlinienansichten vorbereiten, berücksichtigen die folgenden Faktoren:

Größe der Organisation. Wenn Ihre Organisation relativ klein ist sich und die Mitarbeiter im Allgemeinen über die Prioritäten im Klaren sind, ist das Erstellen von Rangfolge-Regeln für die Priorisierung keine sinnvolle Investition.
Anzahl von Investitionen. Wenn die Anzahl von Investitionen relativ klein ist, ist es leichter, sie manuell zu ordnen.
Geschäftsanforderung. Wenn keine vordefinierten Richtlinien vorliegen und Investitionen Fall für Fall priorisiert werden, ist es eine bessere Option, die Rangfolge manuell festzulegen.

Einrichten einer regelbasierten Rangfolge

Um das Einrichten von Rangfolge-Regeln für Investitionen vorzubereiten, nach denen diese in der Ansicht "Trennlinien" angeordnet werden sollen, berücksichtigen Sie die folgenden Faktoren:

Die Investitionsattribute, die die Rangfolgekriterien für Ihre Investitionen bestimmen (zum Beispiel Projektstatus, GKR, Ziel).
Die Rangfolgelogik der einzelnen Schlüsselattribute. Wenn z. B. das Attribut "ROI" auf "20 Prozent" gesetzt ist, verschieben Sie das Projekt an den Anfang der Liste.
Eine umfassende, gewichtete Einordnung der einzelnen Investitionsattribute. Um zum Beispiel eine relativ höhere Bedeutung für ein bestimmtes Investitionsattribut anzuwenden, weisen Sie ihm im Vergleich zu den anderen Attributen eine höhere Gewichtung zu.

Planen und Verwalten von Investitionen mithilfe von Beschränkungen

Um Grenzen und Zeitrahmen zu definieren, innerhalb derer Sie Ihre Investitionen planen und verwalten wollen, richten Sie Vorgaben für Ihr Portfolio ein. Vorgaben ermöglichen es Ihnen, Ihre Portfolioziele durch das Verwalten Ihrer Investitionen auf folgende Weisen zu analysieren:

Festlegen von allgemeinen Portfoliovorgaben oder -beschränkungen und Planen, Verfolgen bzw. Messen der Portfolioleistung in Relation zu diesen Beschränkungen.
Erstellen von mehreren Versionen eines Plans mithilfe einer Teilmenge der Portfoliodaten. Zum Beispiel können Sie einen Plan für das aktuelle Planungsjahr und einen weiteren Plan für das darauffolgende Jahr erstellen. Diese Pläne können unterschiedliche Vorgaben für Kosten, Leistungen und Ressourcen enthalten.
Vergleichen und Anpassen von Planvorgaben und Implementieren notwendiger Änderungen an tatsächlichen Investitionen nach der Genehmigung eines Plans.

Die folgenden Typen von Vorgaben sind für Portfolios verfügbar:

Finanzen. Berücksichtigen Sie die folgenden Faktoren, wenn Sie entscheiden, welche Finanzvorgaben verwendet werden können, um Ihr Portfolio zu verwalten:
- Währung. Ein Portfolio kann Investitionen enthalten, die in mehr als einer Währung geplant sind. Arbeiten Sie mit Ihrem Systemadministrator zusammen, um ein System mit mehreren Währungen einzurichten. In einem System mit mehreren Währungen können Sie eine Vorgabewährung für Ihr Portfolio auswählen. Die Vorgabewährung basiert auf den Währungen, die Sie in Ihrem System aktiviert haben. Beträge in verschiedenen Währungen werden in der Währung des Portfolios kumuliert.
- Kosten. Benutzer können in der Planung Kostenarten wie Gesamtkosten, Investitionskosten und Betriebskosten kumulieren. Diese Kosten werden für alle in einem Portfolio enthaltenen Investitionen zusammengefasst und kumuliert. Sie können Vorgaben für die einzelnen Kostenarten (Kapital- und Betriebskosten) festlegen und den jeweiligen Bedarf für die Investitionen anzeigen. Wenn Sie Ist-Kosten für Investitionen verfolgen, können Sie in den Portfolioansichten kumulierte Ist-Kosten anzeigen.
- Leistung. Benutzer können in der Planung Leistungen zusammenfassen. Sie können eine gesamte Leistungsvorgabe für das Portfolio festlegen und anschließend die kumulierten geplanten Leistungen für die Investitionen anzeigen. Wenn Sie Ist-Leistungen für Investitionen mit Leistungsplänen verfolgen, können Sie in den Portfolioansichten kumulierte Ist-Leistungen anzeigen.
Ressource. Berücksichtigen Sie die folgenden Faktoren, wenn Sie entscheiden, welche Ressourcenvorgaben verwendet werden können, um Ihr Portfolio zu verwalten:
- Einheit. Entscheiden Sie, ob Sie als Einheit für die Planung der Kapazität Ihrer Portfolioressourcen Stunden oder VZÄ-Einheiten (Vollzeitäquivalent) verwenden möchten.
- Granularität. Entscheiden Sie, ob Sie die Planung auf der Grundlage der gesamten Ressourcenkapazität oder rollenspezifischer Kapazität durchführen möchten. Die rollenspezifischen Kapazitäten basieren auf den vorhandenen Rollen. Zum Beispiel können Sie Ressourcenvorgaben für Ingenieurs- oder Qualitätssicherungsrollen anzeigen.

Sondieren von Alternativen für Investitionen

Sie können spezifische Pläne innerhalb der Portfoliogrenzen definieren, um zu entscheiden, wie Sie Ihre Portfolioziele am besten erreichen können. Wenn umfangreiche Inhalte definiert sind, können Sie das Portfolio während der Planung schrittweise analysieren. Zum Beispiel können Sie die folgenden Pläne für das Portfolio "IT-Projekte" erstellen, das die Geschäftsjahre 2013 und 2014 umspannt.

Plan für IT-Projekte für FY2013
Plan für IT-Projekte für FY2014

Sie können unterschiedliche Planversionen oder Szenarien erstellen, indem Sie bestimmte Parameter ändern, um das Potenzial verschiedener Planungsoptionen auszuloten. Am Ende dieses Vorgangs können Sie einen grundlegenden Plan genehmigen.

Um effizient zu planen, berücksichtigen Sie die folgenden Faktoren:

Formaler vs. inoffizieller Planungsprozess. Seien Sie sich darüber im Klaren, ob der Planungsprozess in Ihrer Organisation formal, inoffiziell oder eine Mischung aus beidem ist.
- In einem formalen Planungsprozess nehmen Planüberprüfungen mehr Zeit ein, und Änderungen werden auf disziplinierte Weise implementiert. Ein solcher Planungsprozess ist ratsam, wenn die empfohlenen Änderungen umfassend sind oder weitere Überprüfungen erfordern. Ein Beispiel ist die Genehmigung einer Investition, die ein höheres Budget erforderlich macht. Normalerweise wird bei der formalen Planung ein klar definierter Prozess mit Vorschlägen und Genehmigungen durchlaufen, bevor Änderungen durchgeführt werden dürfen.
- In einem inoffiziellen Planungsprozess implementieren Organisationen Änderungen nach den Überprüfungen schneller. Die Änderungen sind kleiner und unterstützen vorhandene Ziele. Zum Beispiel kann es sich darum handeln, das Anfangsdatum einer Investition leicht nach vorne zu verschieben. Inoffizielle Planung kann beispielsweise schlicht und einfach bedeuten, dass jemand ohne formale Genehmigung eine besprochene Änderung im System vornimmt.
- In einem gemischten Planungsprozess implementieren Organisationen kleinere Änderungen nach einem inoffiziellen Planungsprozess und umfassendere Änderungen nach einem formalen Genehmigungsprozess.
Planungshorizont. Bestimmen Sie eine Zeitspanne für Ihr Portfolio, die den Datumsbereich für die Planung bestimmt. Um Planung für aktuelle und zukünftige Investitionen zu ermöglichen, stellen Sie sicher, dass der Portfoliohorizont die erforderlichen Planungshorizonte abdeckt.
Überprüfungsrhythmus. Bestimmen Sie den Rhythmus Ihrer Planüberprüfungen. Auf diese Weise können Sie den Synchronisierungsplan so einrichten, dass Ihr Portfolio bei Bedarf die tatsächlichen Investitionsdaten widerspiegelt.
Erforderliche Daten für Portfolioüberprüfungen. Bestimmen Sie den Datentyp, der für Ihre Überprüfungen erforderlich ist. Richten Sie anschließend Ihr Portfolio ein, um die erforderlichen Daten aus den Investitionen zu erfassen. Um zum Beispiel Kosten- und Ressourceninformationen zu überprüfen, können Sie die folgenden Schlüsselkennzahlen aus Ihren Portfolioinvestitionen erfassen:
- Tage verspätet
- Kostenabweichung
- Aufwandsvarianz
- Risiko
- GKR
- Fertigstellungswert

Vorbereitungsschritte für die Verwendung von Portfolios

Nachdem Sie die Geschäftsziele bestimmt haben, die Sie mithilfe von Portfoliomanagement erfüllen wollen, bereiten Sie das Produkt vor, damit Sie anfangen können, Portfolios zu erstellen. Das Erstellen eines Portfolios ermöglicht es Ihnen, Ihre Investitionen auf einer höheren Ebene zu verwalten zu planen.

Um sich für die Verwendung von Portfolios vorzubereiten, führen Sie die folgenden Aufgaben durch:

Einrichten von Überwachskriterien für Investitionen

Das Portfolio gibt einen Snapshot der tatsächlichen Investitionsdaten an. Die Portfoliodaten werden mit den aktuellsten Daten der realen Investitionen aktualisiert. Die Aktualisierung erfolgt gemäß einem Synchronisierungsplan, den Sie in den Portfolioeigenschaften definieren. Bei jeder auf dem Synchronisierungsplan basierten Ausführung des Auftrags Portfolioinvestitionen synchronisieren werden die aktuellsten Daten der tatsächlichen Investitionen in das Portfolio übernommen.

Nicht alle Investitionsdaten werden in einem Portfolio widergespiegelt. Als Portfoliomanager, der grundsätzliche Entscheidungen trifft, interessiert Sie nur eine Zusammenfassung Ihrer Investitionsdaten, die Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen entspricht. Um zum Beispiel ein Portfolio zu überprüfen, das sich auf IT-Projekte mit genehmigtem Status konzentriert, möchten Sie keine Informationen zu nicht genehmigten Projekten verfolgen.

Wenn Sie die Anzeige der zusammengefassten Investitionsdaten in einem Portfolio vorbereiten, berücksichtigen Sie die folgenden Faktoren in der empfohlenen Reihenfolge:

Definieren Sie die Überwachungskriterien oder Übersichtsdaten, die Sie für die einzelnen Investitionstypen verfolgen wollen. Bei jeder Ausführung des Synchronisierungsjobs werden die Portfolioinvestitionen mit den aktuellsten Daten aus den tatsächlichen Investitionen aktualisiert. Die Daten, die aktualisiert werden, basieren auf diesen vordefinierten Überwachungskriterien.
Um zum Beispiel ein Portfolio zu verwalten, das aus allen genehmigten IT-Projekten besteht, definieren die folgenden Überwachungskriterien, um die Daten zu verfolgen, an denen Sie interessiert sind:
- Kosten
- Status
- GKR
- Risiko
Wählen Sie für jede Portfolioinvestition die Attribute aus, die Sie in einem Portfolio überwachen wollen, und registrieren Sie diese Attribute für das Objekt "Portfolioinvestition". Wenn der Auftrag Portfolioinvestitionen synchronisieren ausgeführt wird, werden die Portfolioinvestitionsdaten auf Basis der derzeit registrierten Attribute aktualisiert.
Hinweis: Die erforderlichen Portfolioinvestitions-Attribute werden standardmäßig angezeigt. Registrieren Sie weitere (standardmäßige oder benutzerdefinierte) Portfolioinvestitions-Attribute, die Sie anzeigen wollen.

Weitere Informationen zum Registrieren von Attributen für das Objekt "Portfolioinvestition" finden Sie im Handbuch für Studio-Entwickler.

Konfigurieren von Ansichten, Berichten und Workflows

Nachdem Sie beschlossen haben, welche Investitionsdaten Sie in einem Portfolio überwachen wollen, stellen Sie sicher, dass Sie das Produkt so konfiguriert haben, dass diese Daten unterstützt werden. Das Konfigurieren des Produkts ermöglicht es Ihnen, die gewünschten Daten auf Portlets und in Berichten anzuzeigen.

Überprüfen Sie zum Beispiel, dass die folgenden Konfigurationen vorhanden sind:

Um detaillierte Projektkostendaten nach Zeiträumen anzuzeigen, müssen Sie Kostenpläne für Projekte generiert haben.
Um Risiken und Probleme für Projekte aufzuzeigen, müssen Sie das Projektobjekt entsprechende konfiguriert haben.
Um die tatsächliche Zeit aufzuzeichnen, die für Projekte aufgebracht wird, müssen Sie Zeitformulare eingerichtet haben.

Beachten Sie die folgenden Faktoren, bevor Sie das Produkt konfigurieren:

Die Arten von Berichten, die Sie generieren wollen, und wie oft Sie sie weitergeben wollen.
Die Arten von standardmäßigen Prozessen, die Sie in Ihrer Implementierung einrichten wollen. Zum Beispiel können Sie einen Prozess für Planüberprüfungen und -genehmigungen einrichten, der für die Genehmigung von umfassenden Änderungen an Ihren Investitionen verwendet werden soll.

Um die Funktionen des Portfoliomanagements voll auszuschöpfen, führen Sie den folgenden Prozess durch:

Legen Sie exakt fest, welche Arten von Informationen Sie aus Ihren Investitionen ablesen wollen.
Überprüfen Sie, dass die erforderlichen Informationen in Ihren Investitionen verfügbar sind.

Wenn die Daten und Prozesse vorhanden sind, können Sie Ansichten dieser Daten erstellen, um die Verwaltung Ihrer Investitionen in einem Portfolio zu erleichtern.

Das Produkt wird mit einer großen Anzahl von vordefinierten Portfolioansichten geliefert. Wir empfehlen, dass Sie diese Ansichten konsultieren, um zu bestimmen, welche Arten von Informationen Sie in Ihren Portfolioansichten sehen wollen.

Einrichten von Investitions- und Ressourcendaten

Um anzufangen, Portfolios zu verwenden, vergewissern Sie sich, dass die erforderlichen Daten im Produkt eingerichtet sind. Die eingerichteten Daten ermöglichen es Ihnen, die gewünschten Investitionsinformationen in den Portfolioansichten anzuzeigen.

Abhängig von den spezifischen Daten, die für Ihr Geschäft relevant sind, können Sie die folgenden Anforderungen im Produkt einrichten:

Einrichtung von Finanzmanagement

Mehrere Währungen. Um ein Portfolio mit Investitionen zu verwalten, die mit unterschiedlichen Währungen verbunden sind, stellen Sie sicher, dass das Produkt für die Verwendung mehrerer Währungen aktiviert ist.
Weitere Informationen zum Einrichten mehrerer Währungen finden Sie im Installationshandbuch.
Kostenarten. Um Gesamtkosten in Ihrem Portfolio nach Kapital- und Betriebskosten aufzuschlüsseln, stellen Sie sicher, dass diese Kostenarten für Ihre Investitionen eingerichtet sind.
Weitere Informationen zum Einrichten von Kostenarten finden Sie im Benutzerhandbuch für Finanzmanagement.

Einrichtung von Ressourcenmanagement

Rollen. Um Ressourcenkapazität mithilfe rollenspezifischer Aufschlüsselungen zu planen, überprüfen Sie, dass für Ihre Investitionen Rollen definiert sind.
Weitere Informationen zum Einrichten von Rollen finden Sie im Benutzerhandbuch für Ressourcenmanagement.

Einrichtung von Projektmanagement

Investitionen. Um ein Portfolio zu erstellen und zu verwalten, das aus Investitionen besteht, stellen Sie sicher, dass die Investitionen im Produkt eingerichtet sind und Ressourcen zu ihnen zugewiesen sind. Um zum Beispiel ein Portfolio mit IT-Projekten zu verwalten, erstellen Sie die Projekte und die dazugehörigen Zuweisungen.
Weitere Informationen zum Einrichten von Investitionen finden Sie im Benutzerhandbuch für Projektmanagement.