Un file della conoscenza è un file di testo in cui è possibile effettuare ricerche (.pdf, .zip, .xls, .exe, .html, .img, .msg, .ppt, .rtf, .txt, .avi, .doc e .xml), che è associato a una categoria e può essere correlato ad altre categorie.
I file della conoscenza sono flessibili e consentono di utilizzare la conoscenza in maniera rapida da una risorsa esterna senza dover riorganizzare le informazioni in un documento della conoscenza strutturato. Ad esempio, è possibile utilizzare la conoscenza di un fornitore che spiega come riparare una stampante e salvare tali informazioni come un file della conoscenza in una categoria della conoscenza chiamata "Stampanti".
Gli utenti possono effettuare varie operazioni con un file della conoscenza. Ad esempio, sostituire un file, convertire un file in un documento della conoscenza e scaricare un file in un'ubicazione diversa. È possibile usare le opzioni di ricerca tradizionali e avanzate per cercare la conoscenza contenuta all'interno di un file.
Tutti i file sono memorizzati nel repository File della conoscenza, gestito dall'amministratore per garantirne la protezione e un rapido recupero.
Nota: per informazioni su come aggiungere file della conoscenza al repository, vedere Libreria degli allegati nella Guida in linea.