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ドキュメント承認プロセス

ナレッジ ベースを管理する管理者には、ドキュメントの編集と承認プロセスをカスタマイズする機能が不可欠です。 承認プロセス テンプレートをデザインし、従業員のドキュメントを変更して全体に発行する方法、時期、対象ドキュメントを指定できます。 承認プロセス テンプレートでは、ビジネス環境に最適なさまざまな承認プロセスを指定できます。 実装する承認プロセスは、変更を重ねてより簡単に、または複雑にできます。

承認プロセス マネージャでは、承認プロセス テンプレートを定義できます。 デフォルトでは、ビルトインの承認プロセス テンプレートが使用されます。 ただし、テンプレートを新たに作成することも、既存のテンプレートを編集することもできます。 承認プロセス テンプレートの作成では、ステータスを定義してテンプレートにタスクを追加します。 承認プロセスには、ナレッジ ドキュメントに対して実行される一連のタスクが含まれます。 各タスクは、承認プロセス テンプレートでタスクに割り当てられている所有者が実行します。

承認プロセスの各段階でドキュメントが関連付けられるさまざまな状態を示すステータスには、次のものがあります。

ドラフト

新しいドキュメントです。

発行済み

承認サイクルを一巡し、ナレッジ ベースの一部として表示可能となったドキュメントです。

Rework-Draft バージョン

ドキュメントのコピーの再作業バージョンです。検証および再発行後にナレッジ ベースで置き換えられます。

リタイア済み

有効期限になったドキュメントです。 独自のステータスを作成することもできます。これは後からタスクに関連付けます。