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Per gli amministratori che desiderano controllare la gestione dell'archivio della conoscenza, è indispensabile poter personalizzare il processo di modifica e approvazione dei documenti. È possibile creare modelli di processo di approvazione che specificano come, quando e quale documento dipendente può essere modificato e pubblicato pubblicamente. I modelli del processo di approvazione possono specificare i vari processi di approvazione più idonei all'ambiente aziendale. In seguito, è possibile modificare il processo di approvazione implementato per renderlo più semplice o complesso.
Gestione processo di approvazione consente di definire i modelli del processo di approvazione. Per impostazione predefinita, viene usato il modello di processo di approvazione incorporato. Tuttavia, è possibile anche creare un nuovo modello o modificarne uno esistente. Quando si crea un modello di processo di approvazione, è necessario definire gli stati e aggiungere attività al modello. Il processo di approvazione include una serie di attività da eseguire sul documento della conoscenza. Il proprietario a cui viene assegnata un'attività nel modello del processo di approvazione ha il compito di eseguire ciascuna attività.
I seguenti stati sono i vari stati che possono essere associati al documento durante le fasi del processo di approvazione:
Indica che si tratta di un nuovo documento.
Indica che un documento che ha superato tutto il ciclo di approvazione ed è diventato parte dell'archivio della conoscenza visualizzabile.
Indica che si tratta di una versione di rielaborazione di una copia di un documento che è stata sostituita nell'archivio della conoscenza dopo la verifica e ripubblicazione.
Indica che un documento ha raggiunto la data di scadenza. È possibile anche creare stati personalizzati e associarli successivamente alle attività.
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