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Se puede publicar el documento después de que haya pasado a través del ciclo del proceso de aprobación completo. Un documento publicado pasa a formar parte de la base de conocimiento visible en la fecha de inicio, que es la fecha actual de forma predeterminada. Sólo los grupos a los que se les han otorgado derechos de acceso pueden ver el documento.
Cuando se publica un documento de conocimiento, el usuario no suele tener permisos para modificar el documento a menos que se anule su publicación primero y después se puedan hacer modificaciones. Durante este tiempo, el documento de conocimiento está fuera de línea y no está disponible para los usuarios. El propietario del documento, un gestor de conocimientos, o un administrador del sistema no pueden publicar el documento mediante el botón Reproceso y la casilla de verificación Anular publicación. Al hacerlo, los documentos recobran el estado de borrador. Un usuario administrativo puede decidir el siguiente paso del proceso de workflow.
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