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Batch-Drucken

In CA Service Accounting steht eine Option für den Batch-Druck zur Verfügung, die Ihnen das Erstellen von Druckaufträgen und das Drucken einzelner Rechnungen oder ganzer Rechnungsgruppen ermöglicht. Ein Druckauftrag stellt eine Sammlung von Rechnungen dar, die anhand der angegebenen Kriterien gruppiert wurden. Die einmal erstellte Sammlung kann nicht verändert werden, und Sie können die in der Sammlung enthaltenen Rechnungen jederzeit als ganze Gruppe oder einzeln ausdrucken.

So drucken Sie im Batch-Modus

1. Klicken Sie auf "Verrechnung", "Rechnungen", "Batch-Drucken".
2. Klicken Sie auf "Druckauftrag hinzufügen".
3. Geben Sie den Namen und eine Beschreibung ein.
4. Wählen Sie die entsprechende Rechnungsgruppe aus.

   Eine Rechnungsgruppe setzt sich aus einer Reihe von Konten zusammen, die zusammen innerhalb einer Instanz ausgeführt werden können. Bei Verwendung der Batch-Druck-Funktion dienen Rechnungsgruppen als Rechnungsfilter. Das bedeutet, dass nur diejenigen Rechnungen dem Druckauftrag hinzugefügt werden, die den Konten in den ausgewählten Rechnungsgruppen zugeordnet sind.

5. Wählen Sie Services aus.

   Wählen Sie alle Services aus (Standardeinstellung), oder schränken Sie die Anzahl der Rechnungen ein, indem Sie nach Servicenamen filtern. Klicken Sie auf das Suchsymbol, um einzelne Services auszuwählen.

6. Wählen Sie Abrechnungszeiträume aus.

   Durch das Hinzufügen bestimmter Arten von Abrechnungszeiträumen können Sie die Anzahl der Rechnungen in der Sammlung zusätzlich reduzieren. Beachten Sie, dass dieser Abrechnungszeitraum für das Konto gilt und nicht für die Rechnungsgruppe.

7. Klicken Sie auf "Hinzufügen".

   Nachdem Sie einen Druckauftrag hinzugefügt haben, können Sie diesen über die Anwenderoberfläche für den Batch-Druck verwalten. Wenn Sie auf einen Druckauftrag klicken, ändert sich die Anzeige der Details auf der rechten Seite. Sie können den ausgewählten Druckauftrag löschen oder ihn erneut verwenden.

   • Um einen Druckauftrag zu löschen, wählen Sie diesen in der Liste aus und klicken auf "Löschen".
   • Um einen Druckauftrag erneut zu verwenden, wählen Sie diesen in der Liste aus und klicken auf "Erneut verwenden". Bei diesem Vorgang werden die alten Rechnungen verworfen, und dem Druckauftrag werden neue Rechnungen hinzugefügt. Für den Druckauftrag werden wieder dieselben Filterkriterien verwendet.
   • Klicken Sie auf "Drucken", um den gesamten Druckauftrag zu drucken.

Hinweis: Sie können die Rechnungen in umgekehrter Reihenfolge ausgeben oder die Rechnungen durch Auswahl eines bestimmten Objektstatus filtern.

Standardmäßig werden 50 Rechnungen für jede Seite zurückgegeben. Um diese Zahl einzustellen, geben Sie den gewünschten Betrag ein, und klicken Sie auf "Aktualisieren". Wenn Sie auf eine Rechnung klicken, wird diese als Druckvorschau in einem neuen Fenster angezeigt. Um die Rechnungen auszuwählen, die gedruckt werden sollen, aktivieren Sie entweder das Kontrollkästchen neben der jeweiligen Rechnung oder verwenden die Funktion "Alle markieren". Mit diesem Druckvorschau-Tool können Sie auch alle Rechnungen nach Objektstatus markieren. Wenn Sie das Kontrollkästchen "Umgekehrte Reihenfolge" aktivieren, werden die auf der aktuellen Seite markierten Rechnungen in absteigender Reihenfolge gedruckt.

Jedes Mal, wenn das Drucken eines Elements beendet ist, wird der Status des jeweiligen Elements aktualisiert und der Status des Druckauftrags wird oben im Bild angezeigt.