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Ajout d'un contractant

Les contractants sont créés à partir de la page Détails du contractant.

Lors de l'ajout d'un contractant, vous pouvez :

• ajouter le contractant à un ou plusieurs groupes de contractants ;
• déterminer les utilisateurs autorisés à consulter le contractant.

Remarques :

• Seul un utilisateur dont le rôle inclut l'autorisation d'ajouter des contractants peut le faire.
• Les nouveaux contractants sont automatiquement ajoutés au groupe de contractants Tout. Vous pouvez utiliser le groupe de contractants Tout lorsque vous donnez aux utilisateurs un accès à tous les contractants.

Si les informations sur un contractant existant sont similaires à celles du contractant que vous souhaitez ajouter, vous pouvez dupliquer le contractant existant pour en créer un nouveau. Pour plus d'informations, consultez la section Duplication d'un contractant.

Procédez comme suit :

1. Dans la page Contractants, cliquez sur Ajouter.

   La page Détails du contractant s'ouvre.

2. Dans le champ Nom, saisissez le nom du contractant.
3. Dans le champ Description, saisissez la description du contractant.
4. Dans la section Type de contractant, sélectionnez le type de contractant : Client, Fournisseur interne, Destinataire interne ou Fournisseur.

   Par exemple, dans une grande entreprise, lorsque le service informatique s'engage par contrat auprès des autres services, il constitue un fournisseur interne.

5. Dans le champ Date d'enregistrement, saisissez la date d'enregistrement de ce contractant. (Par défaut, la date actuelle s'ouvre).

   Remarque : Vous pouvez sélectionner une date dans le calendrier en cliquant sur .

6. (Facultatif). Dans le champ Classe, sélectionnez une lettre pour représenter la priorité du contractant.
7. (Facultatif). Dans le champ Adresse, saisissez l'adresse postale du contractant.
8. (Facultatif). Dans le champ Pays, saisissez le pays.
9. (Facultatif). Dans le champ Etat, saisissez l'état.
10. (Facultatif). Dans le champ Numéro de téléphone, saisissez le numéro de téléphone principal du contractant
11. (Facultatif). Dans le champ Numéro de téléphone supplémentaire, saisissez un numéro de téléphone supplémentaire.
12. (Facultatif). Dans le champ Fax, saisissez le numéro de fax du contractant.
13. (Facultatif). Dans le champ Adresse électronique, entrez l'adresse électronique.
14. Dans le champ Informations de contact, saisissez toutes les informations supplémentaires sur les coordonnées du contractant, y compris son adresse électronique.
15. Dans la section Membre des groupes de contractants, sélectionnez le ou les groupes de contractants auxquels le contractant appartient (si disponible) dans la liste Disponible et cliquez sur , ou double-cliquez sur le groupe de contractants. Le groupe de contractants est transféré dans la liste Membre de.
16. Dans la section Autorisations, sélectionnez les utilisateurs autorisés à afficher le contractant parmi la liste Utilisateurs disponibles et cliquez sur , ou double-cliquez sur l'utilisateur. Les utilisateurs disponibles sont transférés dans la liste Utilisateurs autorisés.

    Remarque : Seuls les utilisateurs figurant dans cette liste peuvent afficher les informations sur les détails, contrats et rapports relatifs au nouveau contractant. Les autres utilisateurs n'ont pas connaissance de l'existence de ce contractant.

17. Dans le champ Nombre de sites par défaut, indiquez le nombre de sites pour les contrats définis pour ce contractant.
18. Dans la section Commentaires, saisissez d'éventuelles informations supplémentaires à propos du contractant.
19. Cliquez sur Enregistrer. Le nouveau contractant est ajouté au système et au groupe de contractants Tout.