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Cómo crear informes

Para crear un informe, utilice el proceso siguiente:

1. Cree todas las carpetas necesarias para el informe: las carpetas se deberán crear por adelantado para que estén disponibles al guardar cada nuevo informe. Normalmente cada contrato tiene su propia carpeta, incluida una carpeta ejecutiva para los informes de alto nivel.
2. Defina los criterios de filtrado de informe mediante el asistente de informes: para crear un informe guardado se comienza por generar el informe mediante el asistente de informes. En el asistente de informes se seleccionan los criterios de filtrado necesarios y se genera el informe. Los administradores de sistemas pueden establecer parámetros de informe que designen campos definidos por el usuario que deberá rellenar el usuario o la persona que esté viendo el informe. Esto permite generar resultados de informe específicos según el interés de ese usuario.

   Al generar un informe para establecerlo como un informe guardado, es muy importante definir los criterios de filtrado lo más flexiblemente posible. Esto evita tener que realizar un trabajo innecesario a medida que el sistema aumente y evolucione. El objetivo deberá ser garantizar que cada informe muestre siempre información vigente y actualizada. Por ejemplo, si un informe actualmente muestra tres componentes de servicio, al añadir nuevos componentes de servicio en el futuro, es importante que se agreguen automáticamente al informe sin tener que configurarlo de nuevo. O, si se está generando el informe por mes y el informe muestra actualmente tres meses, entonces en el mes siguiente deberá mostrar cuatro meses, incluido el último mes. En muchos casos los informes deberán mostrar siempre los datos de los últimos 6 meses. Estos tipos de informes de "ventana deslizable" son sumamente útiles en contraposición con los informes de duración fija, ya que no requieren ningún cuidado adicional una vez creados.

A continuación se indican algunas sugerencias para establecer los criterios de filtrado para los informes guardados:

Ficha Criterios

• La opción "Sólo datos empresariales" limita los datos mostrados sólo a los datos relacionados con el período de seguimiento de la métrica.
  • Dé siempre preferencia a las opciones de agrupar por o informar por, en lugar de seleccionar que se informe sobre métricas específicas.
  • Establezca un intervalo de tiempo dinámico. Si esto se establece en un intervalo de tiempo fijo, el informe mostrará siempre los mismos resultados (por ejemplo, "Los últimos 3 meses" sería un intervalo dinámico).

Ficha Varios

• Seleccione si se deberán presentar en el informe o no los "períodos incompletos". Si así es, entonces seleccione esta opción en la lista. Normalmente, al configurar informes, los períodos incompletos se excluyen, ya que no es un resultado final y por lo tanto no es un resultado de negocio.
• Establezca el diseño del informe: una vez generado el informe, se puede especificar su diseño mediante la herramienta de diseño en la página del informe. El diseño puede obedecer a requisitos específicos dependiendo de su destinatario. Se recomienda crear varios diseños, uno para cada posible escenario, así como aplicar estos diseños al resto de los informes que se tienen que generar. Por consiguiente, al definir los criterios del informe, en la ficha Visualizar, elija Utilizar diseño de.

  Nota: Para ver sugerencias sobre cómo usar la herramienta de edición para definir el diseño de los informes, consulte la sección siguiente.

Ficha General

• Guarde el informe: una vez se ha generado y diseñado el informe, se puede guardar en la carpeta relevante.
• Durante el proceso de almacenamiento del informe, éste se asocia a los usuarios que tienen acceso a él. Es por lo tanto importante tener definido previamente un grupo de usuarios, para poder asociar los informes a usuarios. Se pueden adjuntar al informe los usuarios con los permisos correctos en una etapa posterior mediante las opciones de carpeta.
• Asocie los informes relacionados para simplificar la navegación entre informes similares o que tengan relación uno con otro.
• En la página Carpeta de informes se pueden crear informes, grupos de informes, informes compuestos, informes de formato libre, folletos, accesos directos y carpetas, así como buscar informes.

  Desde el menú Informes, haga clic en Carpetas del informe. Se muestra la página Carpeta de informes con una lista de informes guardados.