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Planen eines Booklets

Sie können Booklets an Vertragspartner per E-Mail und/oder an einen Ordner im Netzwerk in vorgegebenen Zeitabständen automatisch verteilen. Die Planung der Booklets mithilfe des Wiederholungsmusters kann für einen oder mehrere Versandtermine gelten.

Hinweis: Für das Planen von Booklets sind Super-Administratorrechte erforderlich.

So planen Sie ein Booklet:

1. Klicken Sie auf der Seite "Bookleteigenschaften" unter "Planung" auf "Bearbeiten".

   Die Seite "Planung" wird angezeigt.

2. Wählen Sie unter "Senden an" eine oder beide der folgenden Optionen aus:
   • E-Mail-Empfänger, um den geplanten Bericht per E-Mail zu versenden. Geben Sie im vorgesehenen Feld die Adresse der E-Mail-Empfänger ein. Sie können mehrere durch Leerzeichen oder Semikolon getrennte Adressen eingeben.
   • Datei, um den geplanten Bericht in einer Datei zu speichern. Geben Sie im Textfeld den Namen der Datei ein. Der Speicherort der Datei ist dann der Standardspeicherort des Servers. Außerdem können Sie einen vollständigen Pfad zu einem anderen Speicherort auf dem Server oder einem anderen Rechner eingeben.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Zu genehmigen von", und geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die den Bericht genehmigen muss, bevor er an weitere Personen verschickt wird. Wenn der Bericht generiert wird, erhält diese Person per E-Mail einen Link und muss das Senden oder Speichern des Berichts durch Klicken auf die Schaltfläche "Senden" genehmigen.
4. Wählen Sie unter "Uhrzeit" die Zeit für das Ausführen des Berichts aus der Drop-down-Liste aus, und wählen Sie dann eine Zeitzone aus der Drop-down-Liste aus.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Aussetzen, bis Bericht bereit ist", um den Bericht erst dann zu senden, wenn alle Ergebnisse berechnet wurden.
6. Wählen Sie unter "Anlagenformat" das gewünschte Format des Berichts aus (PDF, RTF oder komprimierte RTF).
7. Wählen Sie unter "Wiederholungsmuster" die Option "Täglich", "Wöchentlich", "Monatlich" oder "Jährlich" aus. Wählen Sie dann in den angezeigten Feldern eine Zeitoption aus. Hierdurch wird festgelegt, wie oft der Bericht ausgeführt wird. Beispielsweise können Sie ein wöchentliches Wiederholungsmuster und dann jeden Wochentag auswählen.
8. Geben Sie unter Wiederholungsbereich das Startdatum für die Ausführung des Berichts aus. Wählen Sie "Kein Enddatum", "Ende nach" oder "Ende bis" aus, um festzulegen, wann der Bericht nicht mehr ausgeführt werden soll, und geben Sie die entsprechenden Details in die hierfür vorgesehenen Felder ein.

   Tipp: Klicken Sie auf , um den Einblendkalender zu öffnen, und wählen Sie ein Datum aus.

9. Klicken Sie auf "OK", um zur Seite Bookleteigenschaften zurückzukehren. Der Bericht wird jetzt so terminiert, dass er entsprechend den eingestellten Parametern automatisch ausgeführt wird.

Hinweis: Sollte der Bericht im Fall eines Fehlers nicht wie geplant ausgeführt werden, versucht das System weiterhin mehrmals, ihn auszuführen. Nach einigen vergeblichen Versuchen wird der Zeitplan gestoppt, und der Bericht muss neu terminiert werden.